Huishoudelijk reglement voor het comité belast met de audit, good governance and risicobeheer

De raad van bestuur heeft een comité opgericht belast met de audit, good governance en risicobeheer. Rekening houdend met de omvang van de vennootschap en de specificiteit van zijn activiteiten acht de raad van bestuur het niet opportuun om benoemings- en/of vergoedingscomités op te richten. De verantwoordelijkheden die de “X” principes aan die laatste toebedelen worden direct door de raad van bestuur waargenomen.

Het comité heeft een raadgevende rol. De besluitvorming blijft de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur.

6.1. Samenstelling en werking

De raad van bestuur kiest de leden van het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer. Het comité is uitsluitend samengesteld uit onafhankelijke bestuurders. De eenvoud van de financiële structuur van de groep en het beperkte aantal bestuurders rechtvaardigt dat het comité maar twee leden telt. Omwille van dezelfde reden is het niet gerechtvaardigd om een interne bedrijfsrevisor te hebben.

Het comité beslist zelf wie het voor zijn vergaderingen uitnodigt. Ten minste een keer per jaar ontmoet het de erkende bedrijfsrevisor zonder dat de uitvoerende bestuurders hierbij aanwezig zijn.

Het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer komt ten minste twee keer per jaar samen op uitnodiging van zijn voorzitter of op verzoek van twee van zijn leden. De juridische en financiële structuur van de groep die enkel maar twee keer per jaar samenkomt rechtvaardigt dat het comité niet vaker hoeft samen te komen.

De raad van bestuur zorgt ervoor dat het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer over de middelen beschikt die nodig zijn om zijn taken uit te voeren. Na overleg met de voorzitter van de raad van bestuur kan het comité eventueel het advies inwinnen van externe consultants en dit op kosten van de vennootschap.

Een kopie van de notulen van het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer wordt overgemaakt aan de raad van bestuur en de voorzitter dient verslag uit te brengen aan de raad van bestuur.

6.2. Rol

Het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer dient de raad van bestuur bij te staan in zijn taken op het gebied van financiële verslaggeving en controle en dit in de meest brede zin van het woord evenals op het gebied van risicobeheer.

    • Halfjaarlijkse en jaarrekeningen

Het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer evalueert regelmatig de efficiëntie van het systeem voor financiële verslaggeving. Het ziet erop toe dat de financiële informatie van de vennootschap een eerlijk en betrouwbaar beeld geeft van de activiteiten van de vennootschap. Het ontmoet de erkende bedrijfsrevisor en het controleert de periodieke en jaarverslagen alvorens deze worden gepubliceerd.

Het zorgt ervoor dat de Luxemburgse en internationale auditregels en boekhoudnormen, met inbegrip van de consolidatieregels, relevant en coherent zijn evenals correct worden toegepast. Het stelt eventuele wijzigingen aan de auditregels voor.

    • Interne controle en risicobeheer

Een keer per jaar evalueert het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer in samenwerking met de erkende bedrijfsrevisor de interne controlesystemen en ziet het erop toe dat de belangrijkste risico’s worden geïdentificeerd, beheerd en gecommuniceerd. In dit opzicht doet het voorstellen en aanbevelingen aan de raad van bestuur.

De collegiale aanpak zoals beschreven in lid 5.2 impliceert onder andere een wederzijdse, haast permanente controle die door de uitvoerende bestuurders zelf wordt verzekerd.

Het jaarverslag informeert de aandeelhouders over risicobeheer.

    • Evaluatie van de externe controle

Het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer geeft zijn advies aan de raad van bestuur over de selectie, de aanstelling en de vergoeding van de bedrijfsrevisor.

Het wordt geïnformeerd over het takenpakket van de erkende bedrijfsrevisor en brengt verslag uit over zijn relaties met de uitvoerende bestuurders van de vennootschap. Het bepaalt welke diensten buiten auditdiensten de erkende bedrijfsrevisor kan leveren.

Het ziet erop toe dat de uitvoerende bestuurders snel en naar behoren antwoorden op eventuele opmerkingen van de erkende bedrijfsrevisor.

De erkende bedrijfsrevisor mag zich op elk moment rechtstreeks richten tot de voorzitter van het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer of aan de voorzitter van de raad van bestuur, in het bijzonder om hen te attenderen op problemen die hij wenst aan te tonen.

    • Good governance

Het comité belast met de audit, good governance en risicobeheer ziet toe op de juiste toepassing van de regels betreffende good governance, in het bijzonder de “X” principes van onderhavig charter.

Het comité maakt ten minste twee keer per jaar een evaluatie van zijn samenstelling en zijn werking.